Därför ska du tracka din arbetstid och såhär gör du

Reklamsamarbete med Mockberg

För ett tag sedan nämnde jag att jag har börjat registrera all min arbetstid med ett smidigt verktyg. Intresset för detta visade sig vara enormt bland fellow bloggkollegor och egenföretagare. Några har stenkoll på sina timmar, andra bara ut mot kunder när det krävs men majoriteten verkar inte ha någon koll alls. Eftersom många verkade vilja veta mer om hur jag registrerar mina timmar så kändes det här inlägget som en bra idé.

Dessutom gör jag det nu i samarbete med Mockberg, ett svenskt företag som producerar tjusiga och stilrena klockor. Men även om armbandsur är vackra att ha på handleden – finns det såklart bättre sätt för att registrera sina arbetstimmar. Det här inlägget blir alltså både praktiska tips och lite vacker inspiration från Mockberg mellan raderna av text. I slutet finns en rabattkod till Mockberg.

Därför ska du tracka din arbetstid och såhär gör du


Måste man tracka sina timmar?

Nej, det måste man inte, men jag tror att det är nyttigt att faktiskt göra det. I alla fall till en början och tills man lärt känna sig själv och sitt arbetsmönster lite bättre. Hjärnan är nämligen duktig på att lura oss  – det finns dagar då vi känner att vi inte fått någonting alls gjort, men i själva verket har vi fått massor uträttat. Eller när man tror att det går snabbt och enkelt att skicka mejl, men hur mycket av din tid går egentligen åt till mejlen? Att tracka sina timmar är att få svar på dessa funderingar och känslor, svart på vitt.

Jag började tracka mina timmar främst för att få koll på vad jag egentligen lägger all min tid på – och för att kunna utvärdera vad som är lönsamt och inte. I långa loppet innebär det att jag kommer kunna se vad jag bör lägga mer fokus på, samt vad som kanske tar för mycket tid och som kan behöva få mindre fokus.

Min macbook, kalender med blanka blad, och min nya klocka från Mockberg. 

Varför ska man registrera sina arbetstimmar?

* Bättre koll! Den främst anledningen till att tracka timmarna man jobbar tycker jag är för att få bättre koll. Jobbar jag för mycket, eller för lite? Jobbar jag med fel saker?

* Se mönster! När du börjar registrera dina arbetstimmar kommer du efter några veckor kunna börja se statistik över dina arbetstimmar, dagar och veckor. Här kommer du också kunna se mönster, till exempel vilka dagar ser ut att vara mest produktiva? Och har du lagt så mycket tid som du planerat den senaste månaden på det där projektet? Tänk vad häftigt att kunna se exakt hur mycket tid du ägnar åt de olika sakerna som du jobbar med och vart timmarna egentligen försvinner.

* Du kan inte lura dig själv. Känns det som att du lägger massor av tid på något utan att se resultat? Kanske visar timmarna som du registrerat att du egentligen inte alls lagt så mycket tid på det. Eller tvärtom – känns det som att “ja men det här med sociala medier, det tar ju ingen tid alls, jag gör det lite då och då bara” och så kanske det visar sig att det äter upp hur mycket som helst av din arbetstid?

* Vad är lönsamt? Det här är främsta anledningen till varför du som egenföretagare absolut bör tracka dina timmar! Min tanke här är alltså att kunna se varifrån mina intäkter kommer och hur mycket tid jag lägger på respektive grej som drar in pengar. Utifrån det kan jag analysera vad som är mest/minst lönsamt. Det optimala vore till exempel att göra det som tar minst tid, är roligast och drar in mest pengar. För att veta detta måste jag tracka mina timmar, i alla fall till att börja med – och särskilt när jag har så många olika saker som jag pysslar med i mitt företag.

* Lättare att planera! Genom att registrera dina timmar kan du se hur lång tid olika uppgifter faktiskt tar, med denna vetskap kan det vara enklare att planera din arbetstid. Jag har till exempel insett att jag ytterst sällan skriver ett blogginlägg på under en timma, det tar alltid längre tid.

* Du jobbar mer dedikerat = ingen multitasking! Eftersom du skriver in vad du jobbar på och trycker på play så kommer du automatiskt att jobba mer dedikerat med den uppgiften. Du vet att “okej nu har jag satt igång klockan, så då ska jag jobba med detta”. Börjar du med en annan uppgift måste du gå in i Toggl och byta beskrivning/projekt som du jobbar på. Det kan också bli mer uppenbart för dig hur mycket du kanske är van att multitaska och förhoppningsvis är detta ett bra sätt för att minska på det.

* Hur produktiv är du? Om du går in och slöskrollar nyheter och sociala medier titt som tätt, medan klockan är igång och registrerar dina timmar, kommer det kännas som att du fuskar. Om du vill kan du lägga in en kategori för till exempel nyheter/sociala medier-paus för att hålla koll på hur mycket tid du lägger på detta. Jag försöker till exempel regga hur mycket jag läser andra bloggar och trycker då på play för en sådan uppgift, istället för att sådant ska inkluderas i de andra arbetsuppgifterna jag trackar.

Såhär registrerar jag mina timmar

Det verktyg jag använder är alltså Toggl. Det är ett estländsk företag som ligger bakom tjänsten (men har anställda som jobbar på distans från världen över) och de funktioner jag använder är helt gratis. För mer avancerad användning kan du uppgradera till deras betalversion – men det är inget som jag haft behov av. Jag har använt mig av detta till och från när jag behövt under många år, och numera som egenföretagare försöker jag använda det dagligen.

Registrera arbetstimmar i Toggl

Här tycker jag egentligen att du kan hitta ditt egna system och vad som passar dig bäst. Strukturen i verktyget bygger på att du kan dela in det du jobbar på enligt beskrivning, projekt och taggar. Jag har bara använt de första två. Det jag försöker tänka på är att jag i slutet av veckan/månaden ska kunna få en bra översikt över det jag jobbar på. Kanske skulle jag kunna använda taggar på ett smartare sätt, men har inte ännu funderat på hur?

Du kan använda Toggl i webbläsaren (det gör jag), finns också som chrome/firefox extension, eller via en app i mobilen.

  • Beskrivning. Här använder jag mig återkommande av till exempel: blogginlägg, redigera bilder, email, bokföring, instagram, planering, läsa bloggar, sälj, bloggkommentarer, admin, osv..
  • Projekt – ett projekt kan också tilldelas en kund om det är så att du jobbar med olika kunder. Om min beskrivning är blogginlägg så kan projekt vara blogg, och under det projektet går till exempel även redigera bilder, dela blogg, bloggkommentarer. 
  • Taggar – ingenting jag använt.

Jag kan genom detta få koll på hur mycket tid som går åt till bloggen, men genom de olika beskrivningar också se vilken del av bloggandet som tar mest tid.

What are you working on? = Beskrivning. Den lilla mappen = projekt. “Lappen” = taggar. Dollartecknet är “billable hours” men den funktionen ingår inte i deras gratisversion och är väl mer tänkt för typiskt konsultarbete. 

Du skriver alltså in vad du jobbar på, väljer projekt och klickar på PLAY. När du använt en beskrivning tidigare/nyligen kommer den upp som förslag om du börjar skriva in det i fältet. Du kan också redigera tiderna i efterhand eller lägga in för ett tidigare klockslag/datum om du skulle ha missat att registrera i realtid.

Exempel: mina arbetstimmar för mars

Under mars registrerade jag nästan 142 timmar, där vi kan se att största kategorin var det gula fältet blogg. Under blogg fanns i sin tur lite underkategorier, som alltså är de beskrivningar jag angett. Här kan vi också se att det inte är bara själva skrivandet av blogginlägg som tar tid.

På andra plats för de projekt som jag registrerat flest timmar för fanns admin, det röda fältet, se bilden nedan. Sju och en halv timma på mejl är kanske helt okej för en månad ändå? Men då till kommer ju också alla mejlminuter från mobilen, som jag inte trackar.

Nackdelen med att registrera timmar i Toggl

Det är för det första svårt att komma ihåg att man ska starta igång klockan och svårt att komma ihåg att pausa eller byta när man hoppar till nästa uppgift. Så det tar lite tid innan man får in det på rutin – men så är det ju med mycket.

Den andra nackdelen är att inte alla timmar registreras, till exempel jobb som görs via mobilen, eller som när jag är på resande fot (har dock försökt fylla i det senare nu i efterhand). Men jag tänker att det inte spelar så stor roll egentligen, utan att det ger en bra idé ändå om vad jag jobbar med och hur mycket tid det tar.

Sugen på en klocka från Mockberg?

Jag har sedan innan en klocka från ett annat svenskt märke som suttit på min handled sen jag fick den i examenspresent 2014. Men varje gång jag skriver på ett tangentbord så åker den av (inte av sig själv alltså, utan jag tar av den, ofta utan att jag tänker på det). Så sen jag fick hem min Mockberg-klocka i början på mars så har jag faktiskt bara använt den. Det jag gillar är att den är smidigare än min andra klocka som är mer klumpig, så den stör inte när jag skriver på min macbook. Sen tycker jag att den är himla fin också (och var så kul att gå loss med kameran och fota de här bilderna).

Modellen jag har är denna med namnet Livia, från kollektionen mesh. Den finns även under namnet Livia 38 och är då en lite större variant på 38 millimeters diameter istället för 34 som basic-modellen har.


Följ mig på Facebook för mer inspiration inom bloggande och företagande.

16 Kommentarer

  1. 17 april, 2018 / 07:55

    Har du testat Toggl-appen? Jag använder den ibland på mobilen. Men alltså är SÅ glad över att du tipsade om Toggl, det är helt bäst. Jag ska nog också försöka få ihop ett inlägg om det.

    • Jennifer Sandström
      Författare
      17 april, 2018 / 09:18

      Jag laddade ner den men använder fortfarande bara i webbläsaren ;) Har du fått en hel månads statistik ännu??

      • 17 april, 2018 / 11:45

        Hehe, men du kan ju använda appen när du svarar på mejl med mobilen! ;) Men ja, började första mars så har fått en hel månads statistik, men har inte riktigt hunnit tänka på det desto mer…

        • Jennifer Sandström
          Författare
          17 april, 2018 / 19:44

          Haha DET har du ju rätt i, men känns som om jag inte ens kommer orka öppna mejlet då om jag först måste öppna Toggl? Är jag för lat? ;)

          • 17 april, 2018 / 19:51

            JA! Kom igen nu, kämpa liiiiite! Eller så skriver du upp tiden efteråt på ett ungefär. Det gör jag också ibland!

            • Jennifer Sandström
              Författare
              17 april, 2018 / 20:04

              Jaaa, med instagram brukar jag faktiskt göra det!!

  2. Åsa
    17 april, 2018 / 13:38

    Åh, jag borde ha använt den här när jag jobbade som mest ideellt….

    • Jennifer Sandström
      Författare
      17 april, 2018 / 19:47

      Det hade nog varit intressant att se ja, hur mycket tid man lagt på ideellt arbete om man gör det mycket! :)

  3. 18 april, 2018 / 14:57

    Åh vad bra. Tänker börja använda Toggl direkt. Egentligen inte bara för jobb utan typ allt, var lägger jag mest tid? Har försökt skriva ner det i en bok men känns som att detta är mycket smidigare. För mig som studerar heltid och jobbar deltid så känns det ibland som att jag gör tvärtom, jobbar heltid och studerar deltid, dock har jag ju egentligen ingen koll exakt hur det ligger till. Kanske skulle få bättre koll vart exakt tiden gå med hjälp av Toggl. Tack för tipset :)

    • Jennifer Sandström
      Författare
      19 april, 2018 / 07:38

      Jaaa du borde tracka dina timmar! I alla fall testa någon vecka :) Av mina heltidsstudier så minns jag att det var 50% fest och 50% plugg, haha! Damn, jag skulle gjort som du – lagt all extra tid på att jobba och utveckla bloggen redan då ;)

      • 19 april, 2018 / 08:31

        Haha festade så mycket i höstas så kvoten är fylld för i år :D :D :D

        • Jennifer Sandström
          Författare
          21 april, 2018 / 10:01

          Haha, skönt att göra bort det i starten ;)

  4. Clara
    26 april, 2018 / 15:46

    Använder också Toggl varje dag! Finns ju även som program till datorn (har mac). Väldigt smidigt, så påminner den om man har pausat en lång tid. Har blivit så mycket bättre på att ha koll på min tid efter att jag börja använda Toggl, upptäckte även att fick mer timmar än innan, alltså hade jag slarvat innan med tiden så har arbetat mycket gratis..

    • Jennifer Sandström
      Författare
      2 maj, 2018 / 16:27

      Kul att höra! Åh, jag laddade genast ner Toggl till min mac också – tack för tips! Hade inte tänkt på det alls :)

  5. 4 maj, 2018 / 09:23

    Intressant! Måste ta och undersöka toggl! :)

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.


Söker du efter något?