10 tips för din bokföring

HURRA äntligen! Tänker ni nu alla, jag förstår det. Som ni har väntat och längtat. Ett inlägg om bokföring för företagare! Inte kan ni väl tänka er något roligare? Inte jag heller!

Skämt åsido. Det här är tredje delen i bloggserien #företagardrömmen och det här inlägget handlar om ekonomi för dig som vill starta företag eller just blivit företagare. Kanske undrar du vad som är viktigt att tänka på vad gäller fakturering och bokföring, och vill ha tips för att komma igång!

Bokföring är hatat av många och så även av mig. Det är förvirrande, krångligt och många gånger ologiskt. Men ett nödvändigt ont och därför vill jag gå igenom detta med dig som kan behöva lite tips och pepp!

Ekonomitips för småföretagare och nybörjare

Det viktigaste ett företag har, är sin ekonomi. Eller alltså, det finns förstås massor av saker som är viktiga för ett företag, men har du inte koll på ekonomin kommer inte ditt företag kanske hänga med särskilt länge. (Ekonomen i mig kan förstås anse att också du som privatperson borde ha koll på din ekonomi…)

Visst, du kanske har tur och du har flyt och allting rullar på – så är det sannerligen för många, men det absolut bästa är att hålla koll på siffrorna för att veta hur mycket du borde jobba, om du jobbar med rätt saker (är det lönsamt?) och förstås se till att du inte ha för höga kostnader.

Egentligen är det vettigt att göra en budget också, men det nämnde jag i inlägget om hur man startar företag där vi pratade lite om affärsplan.

När du väl startat upp ditt företag kommer du förhoppningsvis snart få skicka din första faktura – och jag vet, det kan kännas övermäktigt. Minns hur jag googlade “vad ska finnas med på en faktura?” och kände mig förvirrad. Bara ett halvår senare började jobba med marknadsföring på ett fakturerings- och bokföringsföretag här i Finland. Efter ett par år där kan jag betydligt mer om både fakturering och bokföring.

10 tips för din bokföring

Här kommer tio stycken tips som rör fakturering och bokföring och som jag verkligen hoppas kan underlätta hela processen för dig. För tro mig, jag vet att det är mycket ångest och stress. Till och med att skriva ett blogginlägg om bokföring känns drygt, helst vill jag liksom inte behöva tänka på det alls.

Och vi börjar i den änden…

1. Måste du kunna allt själv?

Att hålla kostnaderna nere är generellt klokt vid starten av ett företag, särskilt om du har få uppdrag och inte desto större intäkter. Men så fort du börjar få in pengar är det värt att fundera på att få hjälp med bokföringen. Du måste nämligen inte kunna och göra allt själv. De flesta klipper inte sitt hår själva just för att det är enklare att låta någon som är bättre på att klippa hår göra just det.

Generellt bland företagare är det dessutom vad de flesta rekommenderar och i det långa loppet också gör. Till en början kan man sköta allting själv, men på sikt är det smart att ta hjälp.

Många som tar hjälp av en bokföringsbyrå anser att det är bättre att göra det man kan och är bra på, och betala någon för att göra det man inte är lika bra på (och som man annars kan ödsla onödigt mycket tid på). Som en företagare jag pratat med sa:

“För dem är min bokföring superduperenkel, men jag skulle nog slösa bort minst 20 timmar i månaden med att slita mitt hår över det.”

Det är ändå viktigt är att ha koll på sitt företags siffror och jag rekommenderar att du sätter dig in i det redan från start. Dessutom är det bra att lära sig grunderna. Till exempel skatter, vad moms är, hur mycket av pengarna du fakturerar som faktiskt är dina och hur/när du ska deklarera. Här finns bra och basic info för dig med enskild firma!

Jag pratade även med min vän, företagarkollega och redovisningskonsulten Eva-Lena som driver Eljakonomi AB och hon nämnde ett bra tips: “Om du inte har pengar att lägga ut bokföringen från början – köp några timmar för en privat genomgång. Det sparar man ENORMT mycket på. Jag har tagit mig an SÅ många kunder genom åren som fixat själva där det är en enda soppa att reda upp och därmed blir enormt mycket dyrare för kunden.”

2. Ta hjälp av en bokföringsbyrå

Om eller när du vill ta hjälp av en bokföringsbyrå eller redovisningskonsult finns det ett par saker som kan vara bra att tänka på.

Jag tyckte ärligt talat att det var ganska svårt att hitta en bra bokförare. Min strategi var att dels fråga om tips från andra företagarvänner och dels kontakta flera olika byråer och se vad de kunde erbjuda. Det finns nämligen olika byråer som jobbar med olika typer av kunder så det kan vara bra att kontakta några olika för att se om de passar dig och om de har möjlighet att ta in fler kunder just nu.

Dessutom är det bra att jämföra priser och kontrollera i vilket program de jobbar (se punkt nummer 3).

Frågor du bör kunna svara på när du vill anlita en bokföringsbyrå:

• Vad är din omsättning eller vad uppskattar du att din omsättning kommer vara i år?
• Hur många verifikat du har (alltså typ: hur många fakturor skickar du och hur många kvitton har du) per år?
• Vill du ha hjälp med löpande bokföring? Att de tar hand om allting, varje faktura du skickar och kostnad du har – du behöver då inte bokföra något själv.
• Vill du dessutom ha hjälp med bokslut och momsredovisning? Bokslut är en gång per år och momsredovisning kan vara årsvis, kvartalsvis eller månadsvis, beroende på vad du valt.

Prissättningen kan se lite olika ut och här kan det också vara värt att jämföra. I Finland upplevde jag också att vissa bokföringsbyråer ville att jag skulle köpa ett digital program som ni båda kan bokföra i, vilket för oss in på nästa punkt.

3. Skaffa ett program för fakturor och bokföring

Att idag inte använda sig av program för fakturor och bokföring känns egentligen otänkbart. Det finns prisvärda och gratis alternativ – och det underlättar massor.

När jag började 2015 laddade jag ner en gratis fakturamall och gjorde mina fakturor i Word de första två åren. Men då var jag inte heller företagare på heltid och hade inte så många fakturor. Det är ganska pillrigt och lätt att glömma uppdatera någon detalj. Idag finns digitala smarta alternativ för att sköta faktureringen, som dessutom är sammankopplade med din bokföring. Det bästa är om allting sker i samma program och är synkat med varandra.

Det knepigaste här är att veta vad som är bra, men inte för dyrt och inte heller för krångligt. Du vill kanske att dina fakturor ska gå att anpassa litegrann (ett fakturaprogram har ju ofta en färdig mall, och ärligt talat, ingen bryr sig om hur din faktura är designad mer än att den ska fylla sin funktion). Dessutom vill du kanske anlita en bokföringsbyrå som hjälper dig med bokföringen och då är de bra om även de kan få åtkomst till ditt bokföringsprogram.

Bor du i Finland skulle jag säga att valet är enkelt. Jag började använda Holvi under förra året och herregud vilken lycklig människa jag har varit sedan dess. Allt fungerar sömlöst med varandra – det är min företagsbank med bankkort, faktureringsprogram och all min bokföring sköts här (+ att min bokförare har åtkomst, så jag behöver inte hålla kontakt med dem på något annat vis). Och paketet jag har kostar 12 euro i månaden, ett pris de faktiskt höjt i år – tidigare kostade det det bara 9 euro.

Min dröm är att Holvi kommer kunna lansera i Sverige och att jag skulle få chans att vara deras ambassadör. Tills dess får du som svensk nöja dig med andra alternativ.

Bland svenska alternativ har jag själv testat Bokio och Zervant (där jag jobbade tidigare, de tog dock bort sin bokföring för något år sedan och erbjuder tyvärr bara fakturering idag). Men vet också många som är nöjda med Visma, Speedledger och Fortnox. Wint är ännu en uppstickare som verkar okej. Det jag kan rekommendera är att du kikar på alla och ser vad de erbjuder för olika paket och inom vilka prisklasser. Lite beroende på vad du har för behov kan kanske olika program fungera olika bra för dig.

Dessutom kan du kolla vilka alternativ programmen erbjuder ifall du vill ta hjälp av en bokföringsbyrå. Eller när du kontaktar olika byråer, vilket program jobbar de i? Antingen väljer du först ett program och sen en byrå som också jobbar med det, eller tvärtom.

När du använder ett program för bokföringen blir det dessutom lättare att hålla koll på dina kvitton, som du kan spara digitalt. Det finns dock regler om att man måste spara originalversionen av kvittot under ett visst antal år.

4. Lita inte blint på ditt bokföringsprogram

Redovisningskonsulten Eva-Lena lyfte ännu en bra poäng jag ville ta med här. Ett annat vanligt misstag är att lita blint på “smarta” bokföringsprogram utan att ha koll på skatteregler eller vad man gör. Så även av den anledningen kan det vara bra att lära sig grunderna till en början eller ta hjälp av någon i början eller löpande. Om du gör fel kan det nämligen bli krångligt att rätta till senare.

Även om smarta bokföringsprogram ofta är ganska smarta så är de sällan felfria och de kan också göra fel. Tror framför allt det kan bli fel för situationer som inte är helt självklara utan kanske är undantagsfall eller liknande.

5. Separat bankkonto för företaget

Det här är särskilt viktigt för dig som generellt har dålig koll på din ekonomi. När du börjar fakturera kommer du nämligen få in momspengar på ditt konto som egentligen inte är dina utan de ska betalas in till Skatteverket. Om du valt årlig momsredovisning kommer du alltså sitta på en hel del pengar som inte är dina förrän de ska in efter ett helt år (av den anledningen kan det vara klokt att betala in momsen oftare).

Dessutom är det bra att skilja på vad som är dina privata pengar och vad som är företagets pengar. För dig med enskild firma kommer du inte ta ut lön från företaget utan göra ett så kallat “eget uttag”.

Andra företagare jag pratat med gav dessa tips:

• Ha ett Excelark där du kan spåra inkomster och utgifter i företaget, som en privat “bokföring”. (I de flesta program kan du hämta ut olika rapporter som visar detta men det kan ändå vara skönt att ha sitt egna dokument).
• Där kan du också separera inkomsten och momsen i olika kolumner, för att hålla koll så det inte kommer som en överraskning när den ska betalas in.
• Lämna kvar minst 50% av det du får in från kunder på företagsbankkontot och ta bara ut hälften av det som kommer in och för över det som lön (eget uttag) till ditt privatkonto. Då vet du att det som är kvar i företagets bankkonto täcker skatt, egenavgifter och företagsutgifter även om det skulle råka bli lite restskatt.
• Restskatt är det också bra att hålla koll på, om du tjänar mer än du tänkt kan du uppdatera din information hos Skatteverket och se till att du betalar in mer förskottsskatt.

» Läs mer: vilka utgifter har en egenföretagare eller frilansare?

6. Skatteverket finns där för dig

Precis som jag nämnt tidigare så är Skatteverket inte en ond makt som strävar efter att sätta dit dig, utan de finns där för att vägleda och se till så att allting blir rätt. På deras hemsida finns mycket bra info och om du har specifika problem går de bra att kontakta dem för frågor och hjälp.

Så skjut inte på något bara för att det känns svårt – passa på att ta hjälp så fort som möjligt.

Den finska Skatteförvaltningen är också hjälpsam och har faktiskt förvånansvärt bra service på svenska.

7. Håll koll på avdrag

Det finns en del du kan göra avdrag för som företagare, alltså att du drar av på momsen och inte behöver betala in lika mycket moms som du annars skulle behöva. Det här är något din bokförare kan hjälpa dig med om du inte själv vill sätta dig och googla. Ett exempel på avdrag många företagare gör är om man har sin arbetsplats i bostaden, eller för resdagar/traktamente.

8. Det är inte så svårt som du tror

Det här var ett bra tips en företagsrådgivare delade med sig av: “Min erfarenhet är att personer som startar företag oftast tror att bokföringen är det svåraste med att ha företag och de är väldigt fokuserade på det, när de istället borde fokusera på att hitta kunder.”

Och jag håller med – mycket kan man ta reda på längs vägen och behöver inte ha stenkoll på redan vid start. Viktiga datum att hålla koll på tycker jag dessutom Skatteverket är bra att påminna om, annars kan du hitta dem här.

Men tänk inte att du måste kunna allt innan du drar igång, lär dig med tiden – och det är inte så svårt som du tror.

9. Försäljning inom/utanför EU

En annan företagare nämnde för mig att hon önskat att hon vetat mer om EU-moms och utlandsmoms (länder utanför EU) när hon startade. Här finns en bra artikel som beskriver det närmare, ifall du har kunder (företag eller privata) i andra EU-länder eller i länder utanför EU.

Bra att veta är att du måste lämna in en periodisk sammanställning för moms på all försäljning till EU-länder. Missar man det kan man få en straffavgift av Skatteverket – det hände faktiskt mig. Du kan dock bli förskonad från den om du skickar ett snällt brev och förklarar misstaget, t.ex. att du är ny (hände också mig). I Finland när jag missade betala in något i början fick jag dock snällt betala avgiften på 100 euro.

Här är också ett tips att ha ett system för att hålla koll på din utlandsfakturor. Kanske i din Excelfil som var ett tidigare tips för att ha koll på inkomster/utgifter. För den periodiska sammanställningen behöver du ange kundens VAT-nummer (momsregistreringsnummer).

10. Om du vill lära dig mer om ekonomi och bokföring

För dig som är intresserade av att läsa på ännu mer för att få bättre koll på allt gällande bokföring och ekonomi vid din företagsstart:

• Du kan delta under Starta företag-dagen – som är ett gratis event anordnat av Skatteverket. Ett bra tips för den som vill få in så mycket info och byråkrati som möjligt under en dag.
• Det finns också andra informationsträffar och onlineseminarier Skatteverket anordnar.
• För dig som gärna lyssnar på bra information har Skatteverket en egen podcast med olika teman: Skatteskolan.
• I Finland kan du åtminstone i Helsingfors vända dig till NewCo för rådgivning och jag tror andra städer har liknande tjänster.

Vad önskar du som redan är företagare att du hade vetat när du startade? Något mer än det som är listat här? Kom gärna med dina tips <3

Vore också kul om du ville skriva ett inlägg i din blogg/sociala medier på temat ekonomi, tagga det gärna med #företagardrömmen

Psst! Skriv upp dig på min mejllista och få tips om marknadsföring och sökoptimering för egenföretagare.